Datenschutzhinweise

Notare sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sie schützen Ihre Daten daher bereits seit über 150 Jahren und schon bevor es ein Datenschutzrecht im modernen Sinn gab. In diesem Informationsblatt möchte ich Sie im Einzelnen darüber informieren, welche Daten ich nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung erhebe, verarbeite und nutze. Sie erfahren auch, welche Rechte Sie bezüglich dieser Daten haben.

1. Wer ist verantwortlich für Ihre Daten?

Die Verantwortung für die rechtmäßige Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten trage ich, Notar Dr. Sebastian Sammet.

2. Warum verarbeite ich Ihre Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten bei der Wahrnehmung der mir gesetzlich übertragenen Aufgaben, zur sachgerechten Erledigung Ihrer Anliegen und zur Erledigung der Anliegen von Dritten, mit denen Sie Rechtsbeziehungen unterhalten (z.B. Banken, Makler oder Partner eines in Aussicht genommenen Vertrags).

3. Welche Daten werden zu welchen Zwecken erhoben?

Ich verarbeite personenbezogene Daten (also Daten, die sich auf Sie persönlich beziehen), soweit dies zur Erledigung eines Entwurfs-, Beurkundungs-, Beglaubigungs- oder sonstigen Auftrags erforderlich ist. Dazu können insbesondere, aber abhängig vom Einzelfall, gehören

allgemeine Personendaten wie Name, Geburtsdatum und Alter, Geschlecht, Geburtsort, Familienstand, Anschrift, Staatsangehörigkeit, E-Mail-Adresse, Telefonnummer;
Kennnummern wie Ausweisnummern oder Steueridentifikationsnummern;
Bankdaten wie Kreditinstitut, Bankverbindung oder Kreditinformationen;
Vermögensverhältnisse wie Immobilien im Ihrem Eigentum, sonstige Rechte an Grundstücken, bewegliches Vermögen, Gesellschaftsbeteiligungen, Versicherungen, Einkommen, Renteninformationen.

Welche personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden, hängt vom konkreten Anliegen ab, das ich bearbeite. Ich verwende nicht nur die Daten, die mir von Ihnen oder von Dritten übermittelt werden, sondern erhebe auch bei öffentlich zugänglichen Quellen personenbezogene Daten, z.B. über Grundbesitz bei Grundbuchämtern, Registerdaten vom Handelsregister oder Daten aus dem Zentralen Testamentsregister. Dies geschieht jedoch nur auf Grund vorheriger Veranlassung durch Sie oder – im Rahmen des gesetzlich Zulässigen – durch einen Dritten und zur Bearbeitung des konkreten Anliegens des Veranlassers der Datenerhebung, oder aber zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten und hoheitlichen Aufgaben eines Notars (z.B. im Rahmen der Erteilung einer Vollstreckungsklausel).

4. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeite und speichere ich Daten?

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, e bzw. f DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Bayerisches Datenschutzgesetz, das Beurkundungsgesetz sowie die Dienstordnung für Notare.

5. An wen gebe ich Ihre Daten weiter?

Grundsätzlich übermittele ich Ihre personenbezogenen Daten an niemanden – als Notar bin ich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Anders ist das nur, wenn Sie selbst in eine Übermittlung ausdrücklich eingewilligt haben, wenn eine Weitergabe gesetzlich vorgesehen und erforderlich ist.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem sein das Grundbuchamt, Handelsregister, Zentrales Testamentsregister, Zentrales Vorsorgeregister, Finanzämter bei Bestehen einer gesetzlichen Mitteilungspflicht, die Aufsichtsbehörden der Notare (Präsident des LG Augsburg, Landesnotarkammer Bayern, Notarkasse A.d.ö.R.), andere Notare, Ihr Kreditinstitut. Weiter erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte, aber zur Verschwiegenheit und zum Schutz Ihrer Daten verpflichtete Empfänger, insbesondere von mir eingesetzte Dienstleister, wie den IT-Systembetreuer, die Notarsoftwareanbieter, das Notararchiv oder eine Bank, die ein Anderkonto zur Abwicklung eines Vertrags führt.

6. Wie lange und wo sind Ihre Daten gespeichert?

IIch bewahre Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Diese richten sich nach der Dienstordnung für Notare und nach der Abgabenordnung. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem Zweck und der Art der Verarbeitung. So werden beispielsweise Urkundenrolle oder Erbvertragsverzeichnis für 100 Jahre verwahrt, das Kostenregister 30 Jahre, die Urkunden sowie beglaubigte Abschriften davon in der Urkundensammlung für 100 Jahre, Nebenakten für 7 Jahre nach dem Abschluss eines Vorgangs (wobei im Einzelfall die Anordnung einer Aufbewahrung für bis zu 30 Jahre durch den Notar zulässig ist) und Buchungsbelege für 10 Jahre ab Empfang bzw. Absendung der Korrespondenz und Erfassung in der Finanzbuchhaltung.

Ihre Daten werden grundsätzlich lokal in meinem Notariat verarbeitet, verwahrt und gespeichert. Ältere Urkunden werden auch in Archiven verwahrt.

7. Welche Rechte stehen Ihnen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten zu?

Sie sowie alle anderen ggf. durch die Datenverwendung betroffenen Personen haben

einen Anspruch auf Auskunft über die von mir gespeicherten personenbezogenen Daten soweit ich dadurch nicht meine Verschwiegenheitspflicht gegenüber anderen verletze; dabei können die Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt werden;
einen Anspruch auf Berichtigung Ihrer Daten, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung nach den Voraussetzungen der DSGVO, soweit ich dadurch nicht gesetzliche Pflichten, insbesondere Aufbewahrungspflichten verletze.

Zur Ausübung Ihrer genannten Rechte sowie bei Fragen und Beschwerden zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie und die anderen betroffenen Personen sich über die Notarstelle jederzeit vertraulich an meine interne Datenschutzbeauftragte, Frau Theresa Ballis-Nörpel, wenden.

Mit Beschwerden über die Datenverwendung durch mich können Sie und die anderen betroffenen Personen sich auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden, den Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.

Ihr Dr. Sebastian Sammet